Cadre à l'intention des chercheurs

Table des matières

• Préface
• Introduction
• Définition
• Contexte déontologique et juridique
• Principes déontologiques
• Aspects juridiques
• Propriété et transfert des collections
• Prélèvement, conservation et gestion des spécimens et des artefacts
• Documentation
• Accessibilité
• Documents de référence et liens à des sites Web
• Lectures supplémentaires
• Annexe – Membres du Groupe consultatif sur les collections

Préface

En 1999, le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie (CRSNG) a été approché par le Musée canadien de la nature, au nom d’autres musées et de chercheurs qui se préoccupaient du fait que le CRSNG n’avait pas établi de lignes directrices concernant la garde, l’entretien, la propriété et le transfert – à un moment ultérieur (en vue de leur stockage à long terme) – des collections. De nombreux musées reçoivent des demandes les priant d’acquérir des collections laissées à l’abandon (acquises en partie ou en entier au moyen de fonds du CRSNG) qui étaient autrefois logées dans les universités et sont parfois en très mauvais état.

Pour donner suite aux préoccupations exprimées, le CRSNG a formé le « Groupe consultatif sur les collections » composé de chercheurs, de représentants d’associations professionnelles ainsi que de cadres de musées et de l’Association canadienne d’administrateurs de recherche universitaire (ACARU) pour étudier le problème et élaborer des lignes directrices – un « cadre » – pour les chercheurs qui utilisent les collections universitaires dans leurs travaux. Les représentants des trois organismes subventionnaires fédéraux – le CRSNG, le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) et les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) – ont travaillé avec le Groupe à l’élaboration du présent document.

Les organismes subventionnaires fédéraux reconnaissent la valeur des collections pour la recherche scientifique et culturelle ainsi que la formation des générations futures de chercheurs. Ces collections de recherche constituent une importante partie des ressources scientifiques et culturelles du Canada et elles contiennent des données d’ordre scientifique, humain, social et culturel importantes à l’échelle mondiale.

Le présent document précise les attentes générales des trois organismes subventionnaires fédéraux relativement à la garde et à l’entretien des collections établies dans le cadre des programmes de recherche qu’ils financent. Les organismes veulent également faire en sorte qu’on entretienne les collections de façon appropriée et qu’on les transfère au besoin à un dépôt d’archives convenable afin qu’elles bénéficient de services de conservation à long terme et que d’autres scientifiques aient un accès raisonnable à ces collections.

Les organismes subventionnaires remercient les membres du Groupe consultatif, dont les noms figurent en annexe, d’avoir consacré du temps à l’élaboration du présent cadre en mettant à profit leur expertise. Ils tiennent également à remercier les chercheurs qui ont fait part de leurs commentaires sur les versions provisoires du présent document.

Introduction

Au fil des ans, une partie importante des fonds de recherche octroyés par les trois organismes subventionnaires fédéraux a servi à créer et à accroître des collections, surtout dans les domaines de l’histoire naturelle, de l’anthropologie, de l’archéologie ainsi que des cellules et des tissus. Les collections sont généralement conservées dans des laboratoires aux fins de la recherche avant d’être archivées dans les musées universitaires, les établissements fédéraux et provinciaux ou les musées nationaux ou provinciaux.

Bien que certaines collections d’importance soient encore bien entretenues, l’avenir est incertain dans le cas de nombreuses collections plus petites. Il s’agit souvent de collections créées par certains chercheurs au cours de leur carrière. Même si certaines d’entre elles qui sont de moindre envergure ne revêtent pas une importance capitale pour un établissement donné, ces collections représentent collectivement un précieux bien scientifique. Malheureusement, elles risquent de se détériorer ou d’être apportées en dehors du Canada, ce qui peut compromettre leur conservation et leur accessibilité à l’heure actuelle et à l’avenir. Ces préoccupations ont incité les trois organismes subventionnaires fédéraux à revoir leurs politiques sur les collections.

Le présent cadre est le fruit de l’effort déployé par les trois organismes subventionnaires afin de consolider et d’harmoniser leurs politiques régissant les collections de recherche et de faire part de leurs attentes aux établissements¹ et aux chercheurs qui utilisent les collections dans leurs travaux. Il sert à trois fins :

1. préciser les attentes des organismes relativement à la gestion des collections acquises grâce à leur financement;
2. fournir un cadre aux établissements afin qu’ils élaborent leur propre politique relative à la garde et à la propriété des collections;
3. donner des conseils aux chercheurs concernant la garde à long terme de ces précieuses collections, particulièrement en évaluant l’état de leurs collections, en amorçant un dialogue avec leur établissement sur la garde courante des collections et en prévoyant le transfert, à un moment ultérieur, de certains spécimens à des dépôts d’archives.

Définition

Dans le présent document, on entend par « collection», un ensemble d’objets et les documents connexes qui sont réunis et protégés aux fins de la recherche savante et de l’éducation.

Cette définition englobe les éléments suivants :

• collections de spécimens vivants et non vivants (par exemple, des collections de microbes, d’algues, de cellules et de tissus), mais exclut les collections d’animaux régis par les politiques et lignes directrices du Conseil canadien de protection des animaux (par exemple, les vertébrés et certains invertébrés);
• collections anthropologiques et culturelles et collections découlant de l’excavation de sites archéologiques;
• médias numériques, images numériques de collections culturelles et formes numérisées d’artefacts, uniquement si ces éléments sont associés à une collection de spécimens matériels.

Contexte déontologique et juridique

Les chercheurs qui se servent de fonds publics pour établir des collections doivent être au courant du contexte environnemental, socioculturel et juridique dans lequel leurs recherches se déroulent. Les paragraphes qui suivent font état de certaines responsabilités incombant aux chercheurs qui utilisent les collections dans leurs travaux.

Principes déontologiques

Les principes de base de la recherche axée sur les collections sont établis dans les Principes déontologiques de l’Association des musées canadiens². Ces principes s’appliquent également à la recherche universitaire axée sur ces collections. Ces principes sont les suivants.

Le principe de la confidentialité, qui est examiné dans le document intitulé Énoncé de politique des trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains⁴, s’applique également à certains types de collections.

Les chercheurs qui utilisent les collections existantes doivent dûment faire état de la contribution des autres chercheurs qui les ont réunies⁵.

Aspects juridiques

Les chercheurs doivent être bien informés de toutes les lois s’appliquant aux activités de prélèvement, y compris celles régissant les travaux sur le terrain, qui peuvent varier d’une province, d’un territoire ou d’un pays à l’autre, ainsi que des lois concernant le trafic illicite d’objets naturels ou culturels, par exemple, la Convention sur le commerce international des espèces de faune et de flore sauvages menacées d’extinction⁶.

Les chercheurs devraient également connaître toutes les exigences relatives aux licences de prélèvement ou d’exportation⁷.

Les chercheurs qui présentent une demande de financement à l’un des organismes subventionnaires fédéraux et ont l’intention de travailler sur le terrain peuvent être tenus de soumettre le projet proposé à une évaluation environnementale conformément à la Loi canadienne sur l’évaluation environnementale.

Propriété et transfert des collections

Tout matériel acheté ou prélevé grâce à des fonds reçus d’un organisme subventionnaire fédéral est la propriété de l’université. Toutefois, cette politique ne doit pas remplacer la législation provinciale⁸ ou les ententes existantes relatives à la propriété des collections ni les conditions associées aux licences d’importation de spécimens au Canada. Dans certains cas, il se peut qu’une partie seulement des collections ait été réunie grâce à l’appui des organismes; c’est pourquoi il est possible que les universités ne soient pas propriétaires des collections dans leur intégralité. Il est important de déterminer à qui revient la propriété, car il s’agit d’un facteur à prendre en compte au chapitre de la conservation à long terme.

Les établissements ont intérêt à élaborer des politiques afin de faire en sorte que ces biens de valeur soient conservés de façon convenable et responsable. Ces politiques peuvent prévoir différents éléments :

• désigner une personne-ressource au Service administratif pour toute question touchant les collections;
• exiger des chercheurs qu’ils fassent connaître à l’administration de l’établissement l’existence de leur collection;
• désigner un dépôt d’archives et communiquer avec celui-ci, idéalement au moment d’établir la collection;
• préciser les responsabilités respectives du chercheur et de l’établissement quant à l’entretien approprié de la collection;
• formuler une politique sur le prêt de spécimens;
• formuler une politique sur le don ou l’élimination de spécimens;
• accorder un accès raisonnable aux autres chercheurs;
• prévoir la sécurité et la sûreté des collections, y compris les mesures d’urgence;
• aborder les aspects juridiques et les questions touchant la propriété intellectuelle, s’il y a lieu.

On devrait accorder aux établissements canadiens un droit de premier refus en ce qui concerne la désignation d’un dépôt d’archives à long terme ou un transfert. Lorsqu’il n’est plus possible de conserver une collection en bon état ni de permettre aux chercheurs d’y avoir facilement accès, il faut prendre en temps opportun la décision de la transférer à un dépôt d’archives à long terme, après consultation avec l’administration de l’université, les chercheurs et l’administration du dépôt visé.

La politique sur le prêt de spécimens ne doit pas restreindre la portée des procédures d’échange reconnues entre les chercheurs et les établissements. Elle devrait plutôt assurer le maintien en bon état et l’accessibilité ultérieure du matériel ou des spécimens.

La politique sur l’utilisation et l’élimination des spécimens doit tenir compte de la valeur scientifique des spécimens types et des spécimens de référence⁹ et les spécimens types doivent être conservés le plus rapidement possible dans une installation à long terme adéquate. On doit également conserver les spécimens de référence dans un dépôt approprié en respectant les mêmes critères de qualité que pour les autres spécimens essentiels – collections régionales, nationales ou universitaires.

Le transfert des spécimens des collections universitaires à un dépôt à long terme n’est pas nécessairement justifié. Il est possible que l’on doive examiner de façon particulière l’élimination de matériel remplaçable ou renouvelable utilisé aux fins de l’enseignement ou de la formation, conformément à la politique établie. À l’aide d’un organe de communication approprié¹⁰, il faut annoncer plusieurs mois à l’avance son intention d’éliminer des objets d’une collection de sorte que d’autres chercheurs puissent acquérir les objets qui les intéressent.

La propriété des collections touche également « les documents connexes » (se reporter à la section 2). Il faut examiner au cas par cas les questions de propriété intellectuelle concernant cette documentation, particulièrement dans le contexte des collaborations universités-industrie, en tenant compte du type particulier de collaboration (par exemple, collaboration universités-industrie ou collaboration avec des populations autochtones, des populations minoritaires particulières ou des partenaires de la collectivité). Des lettres d’entente précisant les intérêts des diverses parties doivent faire état, le cas échéant, des droits de propriété intellectuelle.

Prélèvement, conservation et gestion des spécimens et des artefacts

Dans la mesure du possible, les chercheurs doivent respecter les lignes directrices et les pratiques exemplaires élaborées par l’association professionnelle visée quant à la meilleure façon de prélever, de conserver et d’utiliser les spécimens et les artefacts dans le cadre de leurs recherches. Le personnel des dépôts à long terme affecté aux collections constitue également une précieuse source de savoir-faire dans ces domaines, particulièrement dans les sciences de la vie et les sciences biomédicales.

En ce qui concerne les disciplines d’histoire naturelle, les chercheurs devraient consulter les lignes directrices intitulées Guidelines for the Care of Natural History Collections¹¹, élaborées par la Society for the Preservation of Natural History Collections (en anglais seulement), ainsi que les guides particuliers portant sur divers groupes de collections¹².

Documentation

Tous les objets d’une collection doivent être documentés et étiquetés de manière exhaustive conformément aux normes en vigueur dans la discipline. La documentation doit indiquer à tout le moins la désignation de l’objet (si elle est déterminée), la date et le mode d’acquisition, une description détaillée de sa provenance géographique et une géoréférence numérique, une description de son environnement physique et biotique, le nom du responsable du prélèvement et la date du prélèvement. Ces renseignements rehaussent la valeur des objets, facilitent l’accès de ceux-ci aux autres chercheurs et peuvent constituer la seule preuve permanente de l’existence des objets dans l’éventualité où ceux-ci se détérioreraient ou seraient détruits. Les chercheurs qui travaillent avec les collections peuvent envisager de se familiariser avec les pratiques exemplaires pour élaborer et gérer de façon adéquate la documentation et les dossiers d’archives.

Les pratiques exemplaires actuelles relatives à la gestion des collections comprennent le stockage électronique des données. Il est possible d’obtenir de l’information sur les logiciels de gestion des collections auprès de plusieurs ressources : les chercheurs dans le domaine, les musées provinciaux ou nationaux¹³, les associations professionnelles, le site Web du Réseau canadien d’information sur le patrimoine (RCIP)¹⁴ ou les centres de données sur la conservation et les centres d’information sur le patrimoine naturel (membre de l’Association for Biodiversity Information). Avant de choisir un progiciel, les chercheurs doivent s’assurer qu’il est compatible avec le système utilisé par le dépôt à long terme. Une fois le système en place, il faut prévoir au budget les montants nécessaires pour l’entretien, les mises à niveau et la formation du personnel. Il revient au chercheur et au propriétaire des collections ainsi qu’au dépôt ultime, s’il y a lieu, de prendre ensemble ces arrangements.

Accessibilité

Les établissements et les chercheurs doivent accorder aux autres membres de la communauté des chercheurs, y compris les chercheurs eux-mêmes, les étudiants et les scientifiques amateurs, un accès raisonnable à leurs collections. Dans certains cas, on peut imposer des frais à ces utilisateurs pour recouvrer une partie des coûts engagés¹⁵.

Pour faciliter l’accès, les chercheurs et les établissements ont intérêt à créer des dossiers numériques de données sur les spécimens et à faire connaître dans leur site Web l’existence de leurs collections.

Les décisions concernant l’accès aux collections doivent être prises de façon opportune, transparente et équitable. En ce qui concerne les grandes collections qui dépassent le programme de recherche d’une seule personne, les décisions doivent être prises conjointement par le chercheur et le groupe d’utilisateurs. On recommande également aux établissements de conserver un registre de l’accès à leurs collections, en vue d’en faire un registre permanent. Les personnes qui se verront refuser l’accès à une collection devraient pouvoir obtenir sur demande les motifs du refus.

Dans certains cas, un établissement ou un chercheur peut décider de limiter l’accès à certains spécimens ou aux documents connexes. Par exemple, on peut limiter l’accès à des spécimens fragiles ou rares d’une collection en sciences naturelles en raison de préoccupations liées à la préservation. Il est possible par ailleurs que les renseignements sur les endroits où des spécimens ont été trouvés demeurent confidentiels pour protéger des spécimens menacés ou des écosystèmes fragiles. Dans le cas de collections de spécimens présentant des risques biologiques, tout chercheur peut y avoir accès pourvu qu’il possède les compétences requises pour utiliser, dans le cadre de ses recherches, des organismes comportant un niveau de risque biologique prédéterminé. L’accès à certains artefacts faisant partie d’une collection anthropologique peut également être limité en raison de certaines réalités culturelles de nature délicate. Dans certains cas, l’accès peut être reporté si une question de propriété intellectuelle entre en jeu ou si un brevet est en instance.

Documents de référence et liens à des sites Web

Remarque : Les documents de référence et les liens proposés ci-dessous sont présentés uniquement à titre indicatif. Les organismes subventionnaires n’approuvent pas nécessairement le contenu des sites Web visés. Si un lien ne fonctionne plus, veuillez en faire part au webmestre de l’un des organismes.

Association canadienne d’archéologie : Énoncé de principes d’éthique touchant les Autochtones
 www.canadianarchaeology.com/1998plenary/rosenwig.lasso

Association des musées canadiens : Principes déontologiques de l’AMC (1999)
 www.museums.ca/media/Pdf/principesdeontologiques.pdf

Énoncé de politique des trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains (1998)
 www.pre.ethics.gc.ca/francais/policystatement/policystatement.cfm

Importance des collections de recherche d’arthropodes terrestres – Commentaire rédigé par la Commission biologique du Canada (Arthropodes terrestres) (seul le résumé a été traduit en français)
The Importance of Research Collections of Terrestrial Arthropods – A brief prepared by the Biological Survey of Canada (Terrestrial Arthropods) (1991)
 www.biology.ualberta.ca/bsc/briefs/brimportance.htm

Politique inter-conseils sur l’intégrité dans la recherche et les travaux d’érudition

Réseau canadien d’information sur le patrimoine (RCIP) : Formation en direct – Choix de logiciels de gestion des collections et Évaluation de logiciels de gestion des collections www.rcip.gc.ca/Francais/Gestion_Collections/index.html

The Society for the Preservation of Natural History Collections (SPNHC) www.spnhc.org/

Lectures supplémentaires

Bridson, D., et L. Forman (sous la direction de). The Herbarium Handbook, 3^e édition, Kew (Royaume-Uni), Royal Botanic Gardens, 1998.

Brunton, C.H.C., T.P. Besterman et J.A. Cooper (sous la direction de). Guidelines for the Curation of Geological Materials, Royaume-Uni, Geological Society Misc. Paper No. 17, 1985.

Duckworth, W.D., H.H. Genoways et C.L. Rose. Preserving Our Natural Science Collections: Chronicle of Our Environmental Heritage, Washington (D.C.), National Institute for the Conservation of Cultural Property, 1993, 140 p.

Hawksworth, D. L. Mycologist’s Handbook, Kew (Royaume-Uni), Commonwealth Agricultural Bureau, 1974.

Lane, Meredith A. « The homeless specimen: Handling relinquished natural history collections », Museum News, 80(1), 2001, p. 60-63, 82-83.

Nudds, J.R., et C.W. Pettitt (sous la direction de). The Value and Valuation of Natural Science Collections: Proceedings of the International Conference, Manchester, 1995, Londres, The Geological Society, 1997, 276 p.

White, R.D., et W.D. Allmon (sous la direction de). Guidelines for the Management and Curation of Invertebrate Fossil Collections including a Data Model and Standards for Computerization, The Paleontological Society, Special Publication 10, 2000, 260 p.

Annexe

Membres du Groupe consultatif sur les collections

1. Mary Needler Arai
   Comité consultatif des collections zoologiques canadiennes
   Société canadienne de zoologie
   
   
2. Denis Barabé
   Président
   Association botanique du Canada
   
   
3. Debra Burleson
   Directrice, Musée des sciences naturelles
   Halifax (Nouvelle-Écosse)
   
   
4. Persis B. Clarkson
   Directeur, Département d’anthropologie
   University of Winnipeg
   
   
5. Bruce Clayman
   Vice-président, Recherche
   Simon Fraser University
   
   
6. Jonathan Geiger
   Département de pharmacologie et de thérapeutique
   Faculté de médecine
   Université du Manitoba
   
   
7. Mark Graham (président)
   Directeur, Services de recherche
   Musée canadien de la nature
   
   
8. Stephen Marshall
   Département de biologie environnementale
   Ontario Agricultural College
   University of Guelph
   
   
9. Hans-Dieter Sues
   Vice-président, Collections et recherche
   Musée royal de l’Ontario