Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada
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Archivée en janvier 2013 Annexe 12 : Possession d'équipement et d'installations
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Entente sur l'administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche.
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1. Politique
L’Établissement est tenu de se conformer aux dispositions énoncées aux sections « Propriété des articles achetés ou recueillis à l’aide de fonds de subvention » et « Déplacement de l’appareillage, du matériel ou du solde d’une subvention », qui se trouvent sous la rubrique Questions administratives du site Web suivant : www.nserc-crsng.gc.ca/Professors-Professeurs/FinancialAdminGuide-GuideAdminFinancier/AdminMatters-QuestionAdmin_fra.asp.
L’appareillage et les installations peuvent être achetés, établis ou appuyés grâce aux fonds de subvention accordés exclusivement à cette fin, et par le biais d’autres subventions de recherche attribuées pour des projets ou des programmes.
En signant une demande de fonds pour de l’équipement ou des installations, l’Établissement principal assume la responsabilité de veiller à ce que les fonds accordés par l’Organisme ainsi que l’équipement acheté ou les installations mises en place grâce à ces fonds soient utilisés et gérés conformément aux politiques adoptées par l’Organisme. L’Établissement principal est propriétaire de l’équipement ou des installations.
2. Responsabilités
2.1 Responsabilités de l’Établissement
L’Établissement convient :
- d’assurer et d’abriter l’équipement et les installations, y compris les véhicules;
- si la subvention est octroyée spécialement pour l’achat d’équipement ou la mise en place d’installations :
- de veiller à ce que les fonds de subvention soient utilisés pour l’achat d’articles approuvés, comme cela est indiqué dans la demande de subvention ou la lettre d’octroi, ou d’obtenir l’approbation de l’Organisme pour tout achat proposé d’un article qui n’avait pas été approuvé antérieurement;
- d’assurer l’accès de tiers à l’équipement et aux installations;
- de rendre compte de tout excédent du montant accordé qui est dépensé pour l’achat d’équipement ou la mise en place d’installations et de veiller à ce que les fonds excédentaires, le cas échéant, soient gérés de la manière précisée dans les conditions prescrites par l’Organisme lors de l’octroi de la subvention.
- de faire mention des sources de financement (p. ex. par l’utilisation d’autocollants de l’Organisme);
- d’envisager des demandes de transfert d’équipement afin de maximiser l’utilisation de l’équipement pour la recherche (par exemple lorsqu’un Titulaire de subvention passe à un autre Établissement);
- de faire des efforts raisonnables et appropriés pour utiliser, uniquement pour la recherche, le produit de la vente d’équipement acheté ou d’installations mises en place grâce aux fonds accordés par l’Organisme.
2.2 Transfert ou prêt d’appareils ou de fonds pour l’achat d’appareils ou d’installations
Lorsqu’un Établissement principal transfère ou prête des appareils ou des installations, les dispositions suivantes peuvent s’appliquer :
- L’Établissement principal demeure propriétaire des appareils ou des installations et doit assumer les responsabilités énoncées dans la présente annexe, mais peut conclure une entente afin de déplacer les appareils/installations. Il faudra fournir une lettre d’entente confirmant la propriété des appareils/installations et les responsabilités s’y rattachant, à quelles fins les appareils/installations seront utilisés et quel accès sera accordé aux chercheurs de chacun des Établissements.
- L’Établissement principal peut transférer la propriété des appareils ou des installations à un Établissement secondaire, en procédant à un don ou à une vente. Une entente écrite doit avoir été conclue avant que le transfert n’ait lieu.
- L’Établissement principal peut transférer des fonds ou des appareils/installations à un Établissement secondaire, dans lequel cas s’appliquera l’annexe 9 : Transfert de fonds d’un Établissement principal à un Établissement secondaire.
2.3 Responsabilités des Organismes
Les Organismes acceptent :
- de fournir des directives claires et aussi uniformes que possible quant à la possession, à la protection, à l’utilisation, à l’aliénation ou au transfert d’équipement acheté ou d’installations mises en place grâce aux fonds octroyés par l’Organisme;
- d’informer, en temps utile, les Établissements à propos des subventions d’équipement ou d’installations qui les concernent ainsi que les détails précis de l’octroi;
- d’informer les Établissements, à leur demande et en temps utile, des politiques de l’Organisme qui s’appliquent à l’équipement et aux installations.
3. Résolution des cas d’inobservation
Il peut se produire des situations dans lesquelles un Établissement est considéré ou tenu comme ayant violé la politique de l’Organisme aux termes de la présente annexe. Dans ce cas, l’Organisme suit la procédure décrite à l’annexe 8, à partir de l’étape appropriée à la situation.
4. Transfert de fonds
Lorsqu’un Établissement principal transfert des fonds de subvention ou de bourse à un Établissement secondaire pour l’achat d’appareils ou d’installations, l’annexe 9 s’applique.