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Renseignements sur le Portail de recherche à l’intention des agents de liaison des bourses des établissements

Aperçu

Le Portail de recherche offre un guichet unique aux candidats, aux évaluateurs, aux membres de comité, aux établissements et aux partenaires. Le Portail de recherche est utilisé pour gérer les processus de présentation des demandes et d’évaluation, l’acceptation des bourses, l’annonce des résultats et la préparation des rapports.

Le Portail de recherche permet aux agents de liaison des bourses d’avoir accès aux demandes, de les consulter, de les approuver et de les traiter. Chaque établissement désigne un agent principal de liaison des bourses qui est chargé de donner les privilèges à d’autres agents de liaison des bourses de leur établissement dans le Portail de recherche, selon leur rôle.

Processus d’inscription pour les agents principaux de liaison des bourses

Chaque établissement doit désigner un agent principal de liaison des bourses. Pour en inscrire un, suivez les étapes suivantes.

  • Si vous n’avez pas de compte dans le Portail de recherche, créez-en un.
  • S’il y a eu des changements de personnel à l’établissement récemment, il faut en informer les organismes et créer un nouveau compte dans le Portail de recherche.
  • Imprimez, remplissez et signez le Formulaire d’inscription au Portail de recherche, à l’Extranet des bourses des trois organismes et au rapport financier et de bourses. Le formulaire d’inscription doit être approuvé et signé par le doyen des études supérieures de votre établissement. Si le doyen des études supérieures est aussi l’agent principal de liaison des bourses de l’établissement, son supérieur administratif doit approuver et signer le formulaire d’inscription.
  • Envoyez par courriel une copie numérisée du formulaire d’inscription rempli et signé à harmonisation@cgs-besc.gc.ca. Il n’est pas nécessaire d’envoyer par la poste ou de télécopier le formulaire original signé.

L’organisme vous accordera le rôle d’agent principal de liaison des bourses une fois que vous aurez créé votre compte et qu’il aura reçu votre formulaire d’inscription. Il ne peut y avoir qu’un seul agent principal de liaison des bourses au sein de votre établissement.

Instructions à l’intention des agents de liaison des bourses

Introduction

Le portail des établissements au sein du Portail de recherche est un espace de travail électronique sécurisé offert aux agents de liaison des bourses des établissements canadiens admissibles. Il permet à ces personnes d’effectuer les tâches suivantes à titre de représentant de leur établissement :

  • visualiser les demandes, les imprimer et les sauvegarder en format PDF;
  • gérer le processus de quotas;
  • visualiser les résultats des offres relatives aux bourses;
  • visualiser les avis d’octroi en format PDF.

Rôles et privilèges d’accès

Le portail des établissements confère les trois rôles ci-dessous.

Rôles Privilèges d’accès
Agent principal de liaison des bourses

Remarque : Il s’agit du seul rôle qui sera établi par l’organisme subventionnaire.
  • visualiser les demandes, les imprimer et les sauvegarder en format PDF;
  • attribuer un état à une demande (c’est-à-dire Offert, Candidat substitut, Non offert, Inadmissible, Reporté ou Retiré);
  • supprimer des rôles d’agent de liaison des bourses et d’agent adjoint de liaison des bourses ou les attribuer à d’autres personnes;
  • accéder au Portail de recherche, à l’Extranet des bourses des trois organismes et au rapport financier et de bourses, demander les versements pour les bourses et fournir des mises à jour sur l’état des bourses, les dates de début, les interruptions, les congés, les reports et les cessations.
Agent de liaison des bourses
  • visualiser les demandes, les imprimer et les sauvegarder en format PDF;
  • attribuer un état à une demande (c’est-à-dire Offert, Candidat substitut, Non offert, Inadmissible, Reporté ou Retiré).
Agent adjoint de liaison des bourses
  • visualiser les demandes, les imprimer et les sauvegarder en format PDF.

 

Portail de recherche - Bienvenue

Ouvrez une session dans le Portail de recherche à l’aide de votre adresse de courriel et de votre mot de passe. Les deux onglets suivants apparaitront : (1) Candidat et (2) Établissement (ALB). Dans l’onglet Établissement (ALB), vous pouvez consulter la liste de toutes les demandes présentées à votre établissement.


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La page Établissement (ALB) est divisée en trois sections :

  1. Quotas
  2. Sommaire de l’état des demandes
  3. État des demandes

Remarque : La première fois que vous accédez au portail des établissements (ALB), vous devez accepter les modalités pour l’agent de liaison des bourses avant de pouvoir visualiser les demandes. Consultez la section Signatures.



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Quotas

La section Quotas comporte deux parties : (1) Quotas par organisme subventionnaire et (2) Quotas qui restent.

Les Quotas par organisme subventionnaire représentent le nombre de bourses que l’établissement pourrait offrir au nom des organismes subventionnaires au cours d’un cycle de financement.

Les Quotas qui restent représentent le solde des quotas à mesure que les offres sont présentées aux candidats retenus au nom des organismes subventionnaires. À mesure que les offres sont présentées, le total des quotas de chaque organisme diminue en conséquence. S’il ne reste plus de bourses à offrir, le total des quotas est 0. Les établissements ne doivent pas informer les candidats qu’ils recevront une bourse avant le 1er avril. À la mi-mars, les organismes indiqueront aux établissements quand ils pourront entrer les renseignements sur les résultats dans le Portail de recherche. Les modifications à l’état des bourses doivent être faites avant le 1er avril, date à laquelle les candidats peuvent voir les résultats dans le Portail de recherche. Lorsqu’une offre est présentée, le candidat a 21 jours pour l’accepter ou la refuser. Si un candidat refuse une bourse, le total des quotas de chaque organisme augmente en conséquence. Ainsi, l’établissement peut offrir la bourse au prochain candidat de la liste de substituts du même organisme. On répète le processus jusqu’à l’épuisement des quotas, jusqu’au 31 janvier de l’année civile suivante.

Après cette date, les établissements ne peuvent plus faire d’offre aux candidats substituts, et ce, même si certaines offres ont été refusées. Les établissements devraient donc inciter les candidats à accepter ou à refuser leur offre dans le Portail de recherche dans les plus brefs délais. L’état Décliné sera automatiquement attribué dans le Portail de recherche à toute offre non acceptée dans un délai de 21 jours. Ce changement d’état est irréversible. Les établissements devraient surveiller de près les offres non acceptées pour veiller à ce qu’une réponse soit présentée dans le délai de 21 jours. Si une offre est acceptée, le système remplacera automatiquement l’état de toutes les autres offres, et celui de Candidat substitut à Décliné.

Sommaire de l’état des demandes

Dans la section Sommaire de l’état des demandes, vous pouvez voir l’état des demandes triées par organisme. Il y a neuf états possibles.

Reçu par l’administrateur : La demande dument remplie a été présentée à l’établissement par le candidat.

Offert : L’établissement a présenté une offre de bourse au candidat.

Candidat substitut : La demande a été jugée méritoire à l’issue du concours de l’établissement. Toutefois, étant donné que la demande s’est classée sous le seuil de financement, le nom du candidat figure dans la liste des candidats substituts. Si un candidat refuse une offre de bourse, les candidats dont le nom figure sur la liste des candidats substituts pourraient recevoir une offre de bourse.

Non offert : La demande n’a pas été jugée méritoire à l’issue du concours de l’établissement. Aucune offre subséquente ne peut être faite au candidat.

Inadmissible : Selon les critères d’admissibilité énoncés dans la description de la possibilité de financement, la demande présentée a été jugée inadmissible.

Accepté : L’offre de bourse a été acceptée par le candidat.

Décliné : (a) L’offre de bourse de l’établissement a été refusée par le candidat; ou (b) Une offre de bourse d’un autre établissement a été acceptée par le candidat. Par conséquent, l’état de toutes les autres offres passe automatiquement à Décliné; ou (c) L’offre de bourse n’a pas été acceptée par le candidat dans les 21 jours suivant la date de l’offre.

Remarque : Cet état peut uniquement être sélectionné par le candidat ou être fixé de manière automatique par le Portail de recherche.

Reporté : Avant de se prévaloir de la bourse, le candidat peut en demander le report pour une période maximale de trois ans, une année à la fois. Certaines conditions s’appliquent. Pour obtenir des détails, consultez le Guide des trois organismes à l’intention des titulaires d’une bourse de formation en recherche.

Retiré : L’acceptation de l’offre a été retirée à la demande du candidat.

Remarque : Il importe d’attribuer le bon état à chaque demande. Ainsi, l’état de toutes les demandes de candidats admissibles qui, bien qu’elles soient jugées méritoires, se sont classées en deçà du seuil d’attribution des bourses doit être fixé à Candidat substitut. L’état des demandes jugées non méritoires doit être fixé à Non offert. Dans le cas d’une cessation de bourse, l’état demeure Accepté et le montant de la bourse non utilisé ne peut être offert au prochain candidat substitut de la liste.

État des demandes

Dans la section État des demandes, la liste des demandes affichée est par défaut celle des demandes présentées dans le cycle de financement en cours. Pour visualiser les demandes d’un cycle de financement antérieur, sélectionnez l’année pertinente dans la liste déroulante Cycle de financement et la page s’actualisera. Les demandes peuvent être filtrées ou triées selon : (a) le nom de famille; (b) le prénom; (c) le titre de la demande; (d) la dernière mise à jour; (e) l’état; (f) le département; et (g) l’organisme subventionnaire. Pour trier les demandes, cliquez simplement sur l’un des entêtes de colonne susmentionnés.

Pour filtrer les demandes, entrez une valeur dans le champ de la colonne pertinente, puis sélectionnez le type de filtre en cliquant sur . Vous pouvez filtrer plus d’une colonne à la fois. Par exemple, on peut voir toutes les demandes qui ont été présentées au CRSNG et dont l’état est Offert en suivant les étapes suivantes :

  • Dans la colonne Organisme subventionnaire, entrez CRSNG, puis sélectionnez le type de filtre (p. ex., Contient). Toutes les demandes figureront sur la liste.
  • Ensuite, dans la colonne État, entrez le mot Offert, puis sélectionnez le type de filtre (p. ex. Égal à) et toutes les demandes pertinentes figureront sur la liste.

Pour effacer les filtres, cliquez sur , puis sélectionnez Pas de filtre. La page s’actualisera.

Champ de recherche

Les agents de liaison des bourses des établissements peuvent modifier les choix du candidat pour la section Champ de recherche si ces choix semblent incorrects.

Moyenne de première classe

Pour recevoir une bourse, les candidats doivent avoir obtenu une moyenne de première classe au cours de chacune des deux dernières années d’études (à temps plein ou l’équivalent). Les établissements peuvent offrir, à leur discrétion, une BESC M aux candidats qui n’ont pas obtenu une moyenne de première classe. Cette décision doit toutefois être documentée et signalée aux organismes dans le rapport financier et de bourses.

Visualiser une demande

Pour visualiser une demande (état = Reçu par l’administrateur), cliquez sur le titre de la demande que vous souhaitez visualiser. La page Aperçu de la demande apparaitra. Dans la page Aperçu de la demande, vous pouvez exécuter les opérations suivantes.

  • Sous la rubrique Demande, cliquez sur Visualiser, et une version imprimable de la demande apparaitra. Vous ne pouvez pas visualiser les pièces jointes à cette étape.
  • Sous la rubrique Pièces jointes, cliquez sur Visualiser pour visualiser les pièces jointes en format PDF.
  • Sous la rubrique Pièces jointes, cliquez sur Exporter la demande et les pièces jointes en PDF pour visualiser l’ensemble de la demande, y compris les Formulaires de recommandation du répondant.
  • Sous la rubrique CV communs canadiens téléchargés, cliquez sur Visualiser et une version en format PDF du CV commun canadien (CVC) du candidat pour le concours de BESC M apparaitra.
  • Sous la rubrique CV communs canadiens téléchargés, cliquez sur Visualiser – version de l’évaluateur et une version en format PDF du CVC du candidat pour le concours de BESC M apparaitra. Les renseignements personnels (comme l’adresse postale ou l’adresse de courriel du candidat) ne figurent pas dans le CVC. L’établissement doit se servir de cette version du CVC aux fins de l’évaluation.
  • Sous la rubrique Invitations, cliquez sur Visualiser et une version imprimable du Formulaire de recommandation du répondant apparaitra.
  • Confirmez le champ de recherche (c’est-à-dire la santé, les sciences naturelles et le génie ou les sciences humaines). Au besoin, choisissez un autre champ de recherche dans le menu déroulant.


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Remarque : Il ne faut pas utiliser l’adresse de courriel associée à votre compte d’agent de liaison des bourses dans le Portail de recherche pour présenter des lettres de recommandation relatives à une demande de BESC M, car vous ne pourrez pas visualiser la demande en question dans le Portail de recherche.

Gérer une demande

Au plus tard à la mi-mars, les agents de liaison des bourses sont en mesure d’entrer les résultats du concours de BESC M de leur établissement dans le portail. Les quatre boutons suivants sont affichés dans le Portail : Offert, Candidat substitut, Non offert et Inadmissible. Il incombe à l’agent de liaison des bourses de prendre les mesures pertinentes par rapport à chaque demande en cliquant sur un de ces quatre boutons. L’agent de liaison des bourses doit confirmer chaque sélection. Il incombe aux établissements d’assurer l’exactitude des résultats du concours qu’ils saisissent dans le Portail de recherche. Lorsque l’état d’une demande est modifié, par courtoisie, le système envoie un courriel au candidat lui indiquant de vérifier l’état de sa demande. Il incombe aux candidats de consulter régulièrement le Portail de recherche à compter du 1er avril pour voir si les résultats du concours y sont affichés.

Le Portail de recherche est le seul moyen par lequel les établissements sont autorisés à faire des offres de bourse officielles. Les établissements ne doivent pas diffuser les résultats du concours par d’autres moyens avant le 1er avril.



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État : Offert

Lorsqu’un établissement souhaite offrir une bourse à un candidat, l’agent de liaison des bourses doit cliquer sur Offert. En cas de refus de certaines offres, l’établissement peut présenter des offres aux candidats substituts jusqu’au 31 janvier de l’année civile suivante. Lorsque l’état d’une demande est réglé à Offert, tous les autres boutons relatifs à l’état disparaissent. Lorsque l’état d’une demande est réglé à Candidat substitut, les boutons Offert et Inadmissible demeurent. Lorsqu’un candidat accepte une offre de BESC M au moyen du Portail de recherche, l’agent de liaison des bourses doit sélectionner une date d’entrée en vigueur de la bourse. Le système génère un avis d’octroi des trois organismes qui comprend une lettre de félicitations, les renseignements sur la bourse et les modalités de la bourse. L’avis d’octroi est disponible en format PDF et constitue le document officiel du titulaire de la bourse. De plus, l’avis d’octroi est affiché dans la page Aperçu de la demande du candidat ainsi que dans le portail des établissements.



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Les documents officiels sont générés uniquement lorsqu’un candidat accepte une bourse. Le Portail de recherche ne génèrera aucun document officiel pour les demandes dont l’état est Candidat substitut, Non Offert, Inadmissible ou Décliné.

L’offre de bourse est considérée comme officielle uniquement lorsque le candidat a officiellement été accepté dans le programme d’études auquel il a présenté une demande.

État : Reporté

Si un candidat souhaite reporter une bourse :

  • l’agent de liaison des bourses doit cliquer sur le bouton Reporté, puis sélectionner une nouvelle date de début (cette date peut être modifiée au besoin)
    • Le candidat peut demander le report pour une période maximale de trois ans, une année à la fois.
    • L’état de la demande indiquera Reporté jusqu’au 15 mars du cycle de financement suivant. À cette date, l’état de la demande sera automatiquement modifié à Accepté. Le candidat recevra alors un courriel automatisé lui demandant de confirmer auprès de l’établissement s’il veut reporter la bourse d’une autre année.
      • Si le candidat souhaite reporter la bourse d’une autre année, l’agent de liaison des bourses doit reporter la bourse de nouveau une fois qu’il a reçu les documents nécessaires.
      • Si le candidat ne souhaite pas reporter la bourse d’une autre année, l’état de la demande indiquera Accepté.
    • Le candidat doit accepter la bourse (état : Accepté) trois années après le premier report, sans quoi l’agent de liaison des bourses doit retirer l’acceptation de l’offre (état : Retiré).
  • Lorsqu’une bourse est reportée, elle peut être offerte au candidat ayant la meilleure cote sur la liste des candidats substituts dans le même cycle de concours.
  • La bourse reportée sera comptée dans le quota de l’année au cours de laquelle elle est acceptée. L’établissement doit tenir compte des bourses reportées avant d’offrir des bourses dans le cadre de prochains concours.
  • Le bouton Reporté peut être sélectionné à tout moment au cours de l’année universitaire, ce qui a une incidence sur les quotas des établissements. Les agents de liaison des bourses devraient s’assurer que l’état des titulaires de bourse de leur établissement est exact.

État : Retiré

Si un candidat souhaite retirer son acceptation d’une offre de bourse, l’agent de liaison des bourses doit cliquer sur Retiré. L’état de la demande (Retiré) sera affiché dans le portail de l’établissement et dans la page Aperçu de la demande. L’état Décliné ne s’applique pas dans ce cas-ci.

État/Flux de la demande

État État Agent de liaison des bourses/Établissement Candidat/
Système
Candidat
En cours Reçu par l’administrateur Inadmissible - -
En cours Reçu par l’administrateur Offert Accepté -
En cours Reçu par l’administrateur Offert Accepté Reporté [par l’agent de liaison des bourses à la demande du candidat]
En cours Reçu par l’administrateur Offert Accepté Reporté [par l’agent de liaison des bourses à la demande du candidat]
En cours Reçu par l’administrateur Offert Décliné [par le candidat] -
En cours Reçu par l’administrateur Offert Décliné [par le candidat] Aucune mesure prise par le candidat au cours de la période de 21 jours
En cours Reçu par l’administrateur Non offert - -
En cours Reçu par l’administrateur Candidat substitut Offert Accepté
En cours Reçu par l’administrateur Candidat substitut Offert Décliné [par le candidat]
En cours Reçu par l’administrateur Candidat substitut Offert Décliné [par le système; aucune mesure prise par le candidat au cours de la période de 21 jours]
En cours Reçu par l’administrateur Candidat substitut Offert Accepté [par le candidat] et Reportée [par l’agent de liaison des bourses à la demande du candidat]
En cours Reçu par l’administrateur Candidat substitut Offert Accepté [par le candidat] et Retirée [par l’agent de liaison des bourses à la demande du candidat]
En cours Reçu par l’administrateur Candidat substitut Non offert -
En cours Reçu par l’administrateur - - -

Télécharger la liste des demandes en format Excel

Dans le portail des établissements, les agents de liaison des bourses peuvent télécharger le sommaire de l’état des demandes et la liste des candidats en format Excel. Le téléchargement sera effectué en fonction du dernier filtre ou du dernier tri (p. ex., état : Offert). Pour télécharger, cliquez sur l’icône .

Attribuer ou supprimer des rôles

Cette tâche peut être réalisée uniquement par l’agent principal de liaison des bourses. Avant de commencer, assurez-vous que la personne à qui vous voulez attribuer un rôle possède un compte dans le Portail de recherche.

Attribuer un rôle

  • À la page Établissements du Portail de recherche, cliquez sur Agent de liaison des bourses dans le menu au haut de la page, puis cliquez sur Pouvoir d’attribution de rôles, et la page apparaitra.
  • Cliquez sur Ajouter un utilisateur.
  • Indiquez l’adresse de courriel du nouvel agent de liaison des bourses dans le champ Courriel.
    Remarque : Cette adresse de courriel doit être la même que celle utilisée au moment de l’inscription au Portail de recherche.
  • Dans la liste déroulante, sélectionnez l’un ou l’autre des rôles suivants.
    Remarque : Les rôles attribués aux agents de liaison des bourses ne sont pas propres à chaque organisme. Les agents de liaison des bourses pourront voir les demandes présentées aux trois organismes.
    • Agent de liaison des bourses
    • Agent adjoint de liaison des bourses
  • Cliquez sur Ajouter.
  • Répétez les étapes 2 à 5 pour ajouter d’autres agents de liaison des bourses autorisés à l’établissement.

Supprimer un rôle

  • À la page Pouvoir d’attribution de rôles, sélectionnez le nom de l’agent de liaison des bourses que vous voulez supprimer de la liste et cliquez sur Supprimer. Un message de confirmation apparaitra.
  • Cliquez sur OK pour supprimer le nom de la liste. La page sera actualisée et le nom de la personne ne figurera plus dans la liste.

Protection et divulgation des renseignements personnels

Afin de protéger la confidentialité des renseignements personnels, les organismes sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux politiques s’y rattachant qui régissent la collecte, la diffusion, la conservation et l’élimination des renseignements personnels.

La Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoient des exceptions précises et limitées relatives à la protection des renseignements personnels qui sont conservés par les organismes. Étant donné que les établissements de recherche participent directement à l’administration des demandes, des subventions et des bourses, leurs agents et leurs employés se voient confier par les organismes des renseignements qui ne doivent habituellement pas être divulgués au public. Ces renseignements doivent être gérés par les établissements de manière sécurisée, divulgués aux employés selon le principe rigoureux du « besoin de savoir » et utilisés uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Les employés des établissements auxquels de tels renseignements personnels sont divulgués doivent être mis au courant de ces exigences et de ces responsabilités.

Comme les établissements sont déjà assujettis aux lois provinciales sur la protection des renseignements personnels et à leurs propres politiques sur la confidentialité, les organismes ne prévoient pas que cela créera un fardeau administratif indu ou nouveau.

Signatures

À titre d’agent de liaison des bourses, vous devez, avant d’utiliser le Portail de recherche pour appuyer la prestation du Programme de BESC M, lire et accepter les modalités pour l’agent de liaison des bourses affichées dans une fenêtre contextuelle pendant le processus d’inscription de présentation. Il vous incombe de conserver une copie des modalités acceptées pour vos dossiers.

Les gens. La découverte. L'innovation.