Programme de bourses d’études supérieures du Canada au niveau de la maitrise

Instructions pour remplir le Formulaire de recommandation de la personne répondante

• Renseignements généraux
• Remplir le Formulaire de recommandation de la personne répondante
• Processus de sélection
• Accéder aux recommandations antérieures des personnes répondantes
• Collecte et utilisation des renseignements personnels
• Modalités pour les personnes répondantes

Renseignements généraux

Vous devez remplir le Formulaire de recommandation de la personne répondante si vous avez accepté de fournir une recommandation à une personne candidate à une bourse d’études supérieures du Canada au niveau de la maitrise (BESC M). Les recommandations doivent provenir de personnes qui connaissent suffisamment bien les travaux de recherche de la personne candidate et ses compétences afin de pouvoir rédiger des commentaires éclairés (p. ex., directrice ou directeur de recherche universitaire actuel ou antérieur, superviseure ou superviseur au sein d’une entreprise, superviseure ou superviseur d’employées ou employés ou de bénévoles, professeure ou professeur ou directrice ou directeur de thèse).

Vous devez vérifier et valider votre compte dans le Portail de recherche bien avant la date limite imposée à la personne candidate afin de régler les problèmes liés au système (comme les mots de passe oubliés, les comptes multiples ou verrouillés) qui pourraient vous empêcher de présenter votre recommandation dans les délais prévus.

Les organismes ont conseillé aux personnes candidates d’indiquer à leurs personnes répondantes une date limite qui est bien antérieure à la date limite de présentation des demandes afin qu’elles puissent présenter à temps leur demande dument remplie. La personne candidate ne peut pas présenter sa demande avant que vous ayez rempli le Formulaire de recommandation de la personne répondante et que vous l’ayez présenté au moyen du Portail de recherche. Nous vous recommandons de présenter le formulaire bien avant la date limite de présentation des demandes. Cela laissera suffisamment de temps à la personne candidate pour remplir et présenter sa demande. Au fur et à mesure que la date limite de présentation des demandes approche, le grand nombre d’utilisatrices et utilisateurs du Portail de recherche pourrait occasionner des délais, ce qui pourrait vous empêcher de présenter votre recommandation en temps opportun. Vous devriez planifier en conséquence. Aucun report de la date limite ne sera accordé aux personnes candidates qui sont incapables de présenter leur demande parce que leurs formulaires de recommandation n’ont pas été présentés.

Coordonnées

Pour des questions qui concernent le Portail de recherche, communiquez avec le  Bureau de soutien bien avant la date limite impartie à la personne candidate. Les organismes tenteront de répondre aux demandes de renseignements dans les 48 heures suivant leur présentation. Le délai de réponse peut être plus long pendant les périodes de pointe (de novembre à janvier).

Remplir le Formulaire de recommandation de la personne répondante

Vous trouverez ci-dessous, sous forme de texte, des instructions détaillées sur la façon de remplir le formulaire de recommandation, ou vous pouvez visionner la vidéo informative.

Recevoir l’invitation à remplir le Formulaire de recommandation de la personne répondante

Les personnes candidates indiquent le nom de famille et l’adresse de courriel de leurs personnes répondantes dans leur demande de BESC M. Une fois les renseignements sauvegardés dans la demande dans le Portail de recherche, un courriel sera généré par le système vous invitant à remplir le Formulaire de recommandation de la personne répondante.

Si vous ne recevez pas ce courriel immédiatement après que la personne candidate a saisi vos coordonnées dans le Portail de recherche, vous devriez vérifier s’il ne se trouve pas dans votre répertoire de courrier indésirable. Si vous ne trouvez toujours pas l’invitation par courriel, la personne candidate devrait vous inviter de nouveau en utilisant une autre adresse de courriel.

Accepter l’invitation à remplir le Formulaire de recommandation de la personne répondante

Pour accepter l’invitation, vous devez créer un compte dans le  Portail de recherche (si vous êtes une nouvelle utilisatrice ou un nouvel utilisateur) et suivre les étapes établies dans le courriel généré par le système. Si vous avez déjà un compte dans le Portail de recherche, veuillez utiliser les données d’accès à ce compte.

Quand vous aurez ouvert une session dans votre compte dans le Portail de recherche, vous devrez lire et accepter les modalités pour les personnes répondantes qui s’afficheront dans une fenêtre contextuelle. Il vous incombe de conserver une copie des modalités acceptées pour vos dossiers. Une fois que vous les accepterez, le système créera un Formulaire de recommandation de la personne répondante, que vous remplirez.

Après avoir accepté l’invitation, vous pourrez accéder au Formulaire de recommandation de la personne répondante ainsi qu’à certaines sections de la demande de la personne candidate.

Pour visualiser la demande avant de remplir votre Formulaire de recommandation de la personne répondante, cliquez sur le triangle sur la barre de la personne candidate, ce qui vous permettra de voir le formulaire de demande, les pièces jointes et le CV commun canadien téléchargé.

Remarque : Certains navigateurs pourraient ne pas être compatibles avec le  Portail de recherche. En cas de problèmes techniques, vérifiez que vous utilisez la plus récente version de votre navigateur ou changez de navigateur.

Pratiques exemplaires pour limiter les préjugés inconscients

Le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG), le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) et les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) se sont engagés à promouvoir la diversité, l’équité et l’inclusion afin d’assurer l’accès équitable à tous ses programmes.

Lorsque vous remplissez le Formulaire de recommandation de la personne répondante, veuillez tenir compte des pratiques exemplaires et des considérations suivantes :

• Soyez précis, juste, clair et équilibré dans vos propos.
• Évitez les commentaires diffamatoires ou trop personnels.
• Si possible, appuyez vos points par des exemples particuliers de réalisations de la personne candidate.
• Employez judicieusement les superlatifs descriptifs (p. ex., excellent, exceptionnel) et appuyez-les par des preuves.
• N’ajoutez que des renseignements se rapportant aux critères de sélection; n’ajoutez pas de renseignements sur l’origine ethnique, l’âge, les loisirs, l’état matrimonial, la religion, l’invalidité ou les besoins financiers de la personne candidate.
• Évitez de dévoiler des renseignements personnels au sujet de la personne candidate, sauf pour expliquer des délais ou une interruption dans son cheminement universitaire. Il faut traiter des circonstances personnelles judicieusement.

Les organismes encouragent fortement l’emploi d’un langage inclusif (p. ex., employer des termes collectifs et favoriser le recours aux pronoms, termes et adjectifs épicènes). Le Formulaire de recommandation de la personne répondante ne doit contenir aucune formulation ou expression qui véhicule des préjugés, des stéréotypes ou des propos discriminatoires envers des personnes, des groupes ou leur établissement.

Il a été démontré que l’emploi du langage inclusif permet de réduire les préjugés inconscients dans le processus d’évaluation. Afin d’en savoir plus, consultez les  lignes directrices des Chaires de recherche du Canada pour limiter les préjugés inconscients.

Les rédactrices et rédacteurs de lettres devaient également consulter le module de formation des organismes subventionnaires  Les préjugés et le processus d’évaluation par les pairs pour prévenir les préjugés inconscients dans l’évaluation du mérite.

Pour plus de renseignements sur les préjugés inconscients, consultez la page  Préjugés inconscients – Ressources supplémentaires du ministère des Femmes et de l’Égalité des genres (anciennement Condition féminine Canada).

Remplir et présenter le Formulaire de recommandation de la personne répondante

La colonne Rôle dans le Portail de recherche doit indiquer Personne répondante, ce qui confirmera votre rôle dans la demande de la personne candidate.

Pour remplir le Formulaire de recommandation de la personne répondante, cliquez sur Ouvrir. Le système vous redirigera vers l’onglet Personne participante, sous lequel vous devez cliquer sur Modifier (voir les images ci-dessous).

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Lorsque vous remplirez le Formulaire de recommandation de la personne répondante, vous pourrez modifier, sauvegarder et valider en tout temps l’information fournie tant que vous n’aurez pas présenté le formulaire.

Pour que le formulaire soit considéré comme complet, vous devez :

1. Indiquer depuis combien de temps vous connaissez la personne candidate et à quel titre (nombre d’années ou de mois).
2. Attribuer une cote en pourcentage pour trois critères de sélection. Indiquez les points forts et les points faibles de la personne candidate et donnez des exemples de ses réalisations et ses contributions pour appuyer votre recommandation :
   • L’excellence universitaire telle qu’elle est attestée par les résultats scolaires passés, les relevés de notes universitaires ainsi que les prix et distinctions reçus :
     • Évaluation : Tranche supérieure de 2 %, Tranche supérieure de 5 %, Tranche supérieure de 10 %, Tranche supérieure de 25 %, En deçà de la tranche supérieure de 25 % ou Incapable d’évaluer;
     • Faites une évaluation écrite des compétences, des capacités, des réalisations, de l’expérience et des contributions de la personne candidate, ainsi que des bourses ou des prix que cette dernière a obtenus, qui se rapportent à ce critère en donnant des exemples concrets (maximum de 2 400 caractères y compris les espaces).
   • Le potentiel en recherche tel qu’il est attesté par les antécédents en recherche de la personne candidate, son intérêt pour la recherche, la qualité de son projet de recherche, sa contribution à l’avancement des connaissances dans son domaine et les résultats attendus :
     • Évaluation : Tranche supérieure de 2 %, Tranche supérieure de 5 %, Tranche supérieure de 10 %, Tranche supérieure de 25 %, En deçà de la tranche supérieure de 25 % ou Incapable d’évaluer;
     • Faites une évaluation écrite des compétences, des capacités, des réalisations, de l’expérience et des contributions de la personne candidate, ainsi que des bourses ou des prix que cette dernière a obtenus, qui se rapportent à ce critère en donnant des exemples concrets (maximum de 2 400 caractères y compris les espaces).
   • Les caractéristiques personnelles et l’entregent, tels qu’ils sont attestés par les interactions et les collaborations professionnelles et para-universitaires pertinentes de la personne candidate dans le passé :
     • Évaluation : Tranche supérieure de 2 %, Tranche supérieure de 5 %, Tranche supérieure de 10 %, Tranche supérieure de 25 %, En deçà de la tranche supérieure de 25 % ou Incapable d’évaluer;
     • Faites une évaluation écrite des compétences, des capacités, des réalisations, de l’expérience et des contributions de la personne candidate, ainsi que des bourses ou des prix que cette dernière a obtenus, qui se rapportent à ce critère en donnant des exemples concrets (maximum de 2 400 caractères y compris les espaces).
3. Cliquez sur le bouton Sauvegarder et valider.

Cliquez sur le bouton Soumettre pour joindre le formulaire à la demande. Le bouton Soumettre n’apparaitra qu’une fois que toutes les sections du formulaire auront été remplies, enregistrées et validées.

Une fois qu’un Formulaire de recommandation de la personne répondante a été présenté, la personne candidate recevra un avis dans sa demande lui indiquant que le formulaire de recommandation a été présenté. Toutefois, elle ne sera pas en mesure de voir le contenu de la recommandation (consultez la rubrique Collecte et utilisation des renseignements personnels).

Vous ne pourrez apporter aucune modification au formulaire après sa présentation. Une fois que le formulaire a été envoyé, vous ne pourrez plus visualiser qu’une version imprimable ou une version en PDF du formulaire en sélectionnant Exporter le formulaire du participant en PDF.

Processus de sélection

Pour en savoir plus sur l’examen du mérite des demandes de BESC M réalisé par les établissements qui reçoivent un quota, consultez la page Information sur le Programme de bourses d’études supérieures du Canada au niveau de la maitrise et instructions à l'intention des agentes et agents de liaison des bourses.

Accéder aux recommandations antérieures des personnes répondantes

Vous pouvez accéder aux recommandations antérieures des personnes répondantes dans le  Portail de recherche en cherchant les entrées indiquant Personne répondante dans la colonne Rôle et en ouvrant l’entrée voulue.

Si vous avez oublié votre mot de passe pour le Portail, sélectionnez Mot de passe oublié dans la page d’ouverture de session.

Collecte et utilisation des renseignements personnels

Pour obtenir des renseignements sur la collecte et l’utilisation des renseignements personnels, consultez la description du Programme de bourses d’études supérieures du Canada au niveau de la maitrise.

Modalités pour les personnes répondantes

La présentation électronique de votre recommandation, à l’aide du Portail de recherche, aux organismes subventionnaires signifie que vous avez lu ces instructions, y compris les modalités pour les personnes répondantes, et que vous acceptez les modes d’utilisation et de divulgation qui y sont décrits.