Lignes directrices sur les conflits d’intérêts pour les membres des comités permanents et des comités consultatifs du CRSNG

Le CRSNG et les conflits d’intérêts

Au CRSNG, la notion de conflit d’intérêts est vaste et comprend les conflits d’intérêts réels, potentiels et apparents. Il se peut que la Loi ne traite pas de certains cas de conflit d’intérêts potentiel et apparent.

Il y a conflit d’intérêts réel quand un membre de comité présente, à titre de candidat, une demande qui doit être examinée par son comité à des fins de recommandation de financement.

Un conflit d’intérêts potentiel est un conflit d’intérêts qui est susceptible de se développer ou de se présenter à un moment ultérieur (p. ex., un membre de comité songe à travailler en collaboration avec un organisme ou à occuper un poste au sein d’un organisme qui tente d’obtenir un financement important du CRSNG et son comité examine la demande présentée par cet organisme).

Il y a conflit d’intérêts apparent quand on peut raisonnablement craindre l’existence d’un conflit d’intérêts ou l’incapacité d’un membre à agir de façon impartiale (p. ex., un membre de comité vient de la même université qu’un candidat ayant présenté une demande en cours d’examen par ce comité).

Le CRSNG dispose de diverses mesures (pas seulement la récusation) pour traiter les différentes situations de conflits d’intérêts (Consultez la section ci-dessous).

En cas de conflit d’intérêts, le membre de comité concerné constitue le premier gardien de l’éthique professionnelle. C’est à lui qu’il incombe de déclarer ce conflit d’intérêts. Le deuxième gardien est le comité dans son ensemble. Les principes qui régissent la déclaration de conflits d’intérêts et la procédure y afférente peuvent aider les membres à remplir leurs obligations, mais seulement dans la mesure où ceux-ci choisissent d’y avoir recours, de les suivre à la lettre et d’en respecter l’esprit. Les membres sont tenus de déclarer ouvertement tout conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent et de veiller à ce qu’il soit réglé dans l’intérêt public.

Procédure de gestion des conflits d’intérêts

Avant les réunions ou les activités des comités, on fournit l’ordre du jour aux membres ou on les avise des questions traitées de façon à ce qu’ils puissent s’assurer de ne pas être en conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent par rapport à ces questions.

En cas d’incertitude quant à l’existence d’un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent, il faut s’adresser au secrétaire du Conseil, au président du CRSNG ou au délégué de celui-ci si nécessaire.

Lorsqu’un membre établit qu’il est en conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent, il doit en aviser par écrit le secrétaire du Conseil, le président du CRSNG ou son délégué, qui conseilleront le président du comité concerné et le président du CRSNG si nécessaire.

À la réception de l’avis écrit, le président du CRSNG ou son délégué et le président du comité concerné déterminent s’il existe effectivement un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent et, en accord avec le membre, les mesures nécessaires pour garantir le respect des exigences. Le membre prend alors les mesures appropriées pour régler le conflit dans l’intérêt public.

Tout conflit d’intérêts qui se pose de façon inattendue au cours d’une réunion de comité est déclaré verbalement par le membre concerné durant la réunion. Le président du CRSNG (ou son délégué) et le président du comité déterminent s’il existe effectivement un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent et, en accord avec le membre, les mesures nécessaires pour garantir le respect des exigences.

Si un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent non déclaré par un membre est porté à l’attention du secrétaire du Conseil, du président du CRSNG (ou son délégué) ou du président du comité concerné, la situation est traitée de la façon indiquée précédemment.

Le CRSNG dispose de diverses mesures en cas de conflit d’intérêts. Selon la nature du conflit, la déclaration de celui-ci peut suffire. Dans d’autres cas, le membre concerné peut participer aux discussions, mais ne pas voter sur la décision. Si le membre est tenu de se récuser et de s’abstenir de participer à certaines activités ou discussions du comité ou de voter sur certaines questions, son absence des discussions ou des activités ou son abstention de vote doit être consignée dans le procès-verbal officiel de la réunion.

Lorsqu’un membre est candidat ou cocandidat dans une demande présentée au CRSNG

Normalement, le rôle des comités est distinct du processus de décision touchant le financement des demandes présentées dans le cadre des programmes établis du CRSNG. Au cours de leur mandat, les membres de comité peuvent, à titre de candidats ou de cocandidats, présenter une demande de subvention dans le cadre des programmes établis du CRSNG, mais ils doivent se déclarer en conflit d’intérêts, se récuser et s’abstenir de participer aux discussions et aux décisions de leur comité qui touchent leur demande si celle-ci est soumise au comité en vue d’une recommandation de financement.

À l’occasion, les comités peuvent examiner des demandes qui sont présentées en dehors du cadre des programmes établis du CRSNG et en recommander le financement. Les membres de comité ne peuvent pas présenter de demandes de ce genre en tant que candidats. En revanche, ils peuvent faire partie des cocandidats de ces demandes, mais il leur faut alors se déclarer en conflit d’intérêts et s’abstenir de participer aux discussions et aux décisions si les demandes sont présentées au comité.

Lorsqu’un membre siège à un comité chargé d’examiner des demandes de financement

À l’occasion, les membres peuvent être appelés à siéger à un comité chargé d’examiner une demande, une nomination ou les deux. Dans un tel cas, la  Conflits d’intérêts et la confidentialité et l’ Accord sur les conflits d’intérêts et la confidentialité pour les membres des comités d’évaluation, les évaluateurs externes et les observateurs s’appliquent.

Lorsqu’un membre agit en tant qu’évaluateur

Les membres peuvent agir comme évaluateurs de demandes qui sont présentées dans le cadre des programmes établis du CRSNG, mais ils ne peuvent le faire en qualité de membres de comité.

Lorsqu’un membre donne son appui à une demande présentée par un candidat

Dans le cadre de leurs fonctions professionnelles en dehors du comité, les membres pourraient avoir à signer la demande de subvention ou de bourse d’une autre personne afin d’aider celle-ci à obtenir un financement du CRSNG. Si une telle demande est présentée à leur comité en vue d’une recommandation finale, les membres concernés doivent se déclarer en conflit d’intérêts, se récuser et s’exclure des discussions ou de la décision relatives à cette demande.

Avis

Le secrétaire du Conseil peut demander l’avis des conseillers juridiques et des cadres supérieurs pour évaluer l’existence de conflits d’intérêts et formuler des recommandations au président du CRSNG et au président du comité concerné quant aux mesures à prendre pour régler ces situations.