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Lignes directrices sur la composition des comités d’évaluation par les pairs du CRSNG

Les lignes directrices qui suivent, approuvées par le Conseil, régissent la nomination des membres à tous les comités d’évaluation par les pairs du CRSNG. L’expertise et la diversité des membres de ces comités garantissent l’excellence des programmes et des politiques de notre organisme et la confiance à leur égard. Conformément à l’Énoncé des trois organismes sur l’équité, la diversité et l’inclusion (EDI), en adoptant ces lignes directrices, le CRSNG vise à créer un processus de recrutement et de nomination plus équitable, diversifié et inclusif. En outre, il encourage l’utilisation dynamique des deux langues officielles et l’inclusion des minorités francophones et anglophones de tout le pays dans la composition de ses comités, conformément à la partie VII de la Loi sur les langues officielles.

Composition des comités

Les processus de recrutement et de nomination devraient respecter les lignes directrices qui suivent en tenant compte du mandat, de la raison d’être, de la dynamique et de la taille du comité d’évaluation par les pairs ainsi que de la nature, du profil démographique et de la culture des milieux qui relèvent de sa compétence.

Connaissances et expérience	Les membres doivent se démarquer par leur excellence et posséder des connaissances et une expérience vastes et diversifiées pour évaluer les demandes. Chaque comité d’évaluation par les pairs doit être en mesure d’évaluer les demandes au regard des critères de sélection et des objectifs de la possibilité de financement dans les domaines de recherche qui relèvent de son mandat (entre autres les nouveaux domaines et les domaines émergents qui sont souvent interdisciplinaires). Pour les comités multidisciplinaires généraux, au moins 25 % des membres doivent représenter les disciplines liées au génie et au moins 25 %, les disciplines liées aux sciences naturelles. Les ratios doivent être appropriés selon le programme et selon le mandat du comité.
Langue	Au moins 20 % des membres de chaque comité doivent être francophones, c’est-à-dire des personnes dont la première langue officielle est le français ou qui travaillent dans un milieu francophone. Les comités doivent comprendre des membres de communautés de langue française et anglaise en situation minoritaire au Canada, dans la mesure du possible. Ils doivent comprendre autant de membres bilingues qu’il le faut pour assurer une évaluation appropriée des demandes présentées en français. Le terme « bilingue » renvoie à la capacité d’évaluer les demandes de subventions en français et en anglais. Dans l’ensemble, un comité donné doit pouvoir évaluer les demandes dans les deux langues officielles du Canada.
Équité et inclusion	Au moins 30 % des membres doivent être des femmes, l’objectif étant d’atteindre une proportion de 50 % au sein de chaque comité d’ici 2025. Les comités doivent comprendre également des spécialistes qui s’identifient comme des personnes issues d’autres groupes sous-représentés, entre autres les Autochtones (membres des Premières Nations, Inuits et Métis), les personnes handicapées et les membres de minorités visibles, de groupes racisés ou des communautés LGBTQ2+, ou qui s’identifient à un ou à plusieurs de ces groupes, l’objectif étant d’atteindre une proportion de 30 % au sein de chaque comité d’ici 2025. Les comités doivent comprendre des membres provenant d’universités ou de collèges canadiens qui en sont à différentes étapes de leur carrière, entre autres des chercheurs en début de carrière, lorsque c’est pertinent.
Secteur	Les comités doivent compter des membres provenant d’universités ou de collèges canadiens, selon le programme. Les établissements et organismes suivants doivent être représentés adéquatement: des établissements postsecondaires de différentes tailles; des établissements différents. Dans la mesure du possible, il faut éviter que des membres représentant toujours les mêmes établissements siègent en continu à un comité et que le comité comprenne deux personnes provenant du même établissement, en particulier du même département. Toutefois, cette situation est parfois inévitable pour les grands comités, par exemple si seuls quelques grands départements possèdent les connaissances et l’expérience requises et qu’il ne serait pas possible autrement de satisfaire aux exigences relatives aux connaissances et à l’expérience; ainsi que des organisations extérieures au milieu universitaire (industrie ou laboratoires gouvernementaux, organisations non gouvernementales, organismes à but non lucratif), lorsque c’est pertinent; des établissements et des organismes établis à l’étranger, lorsque c’est pertinent.
Région	Les différentes régions du Canada doivent être représentées adéquatement. Dans la mesure du possible, les comités doivent comprendre des membres du Yukon, des Territoires du Nord-Ouest et de l’Inuit Nunangat¹.

* L’Inuit Nunangat est formé du Nunavut, du Nunavik dans le nord du Québec, du Nunatsiavut dans le nord du Labrador et de la région désignée des Inuvialuits dans les Territoires du Nord-Ouest.

Processus de sélection, d’approbation et de nomination des membres des comités

Les particuliers, les établissements postsecondaires, d’autres organisations, des sociétés professionnelles et savantes, des comités du CRSNG et d’éventuels membres eux-mêmes peuvent faire des recommandations au CRSNG à l’aide du formulaire 250. Les membres ne doivent pas nécessairement être titulaires d’une subvention du CRSNG. Les personnes qui viennent de prendre leur retraite mais qui demeurent actives dans les domaines des sciences et du génie pourraient également faire partie des comités. Les personnes qui ont déjà siégé à un comité du CRSNG peuvent être de nouveau nommées à ce comité, si cela est nécessaire et approprié. Toutefois, il devrait s’être écoulé quatre ans entre la fin de leur première nomination et leur nouvelle nomination. La candidature de stagiaires postdoctoraux aux comités des programmes de bourses peut également être envisagée. Les membres sont nommés et agissent à titre individuel. Ils ne sont pas considérés comme des représentants de leur établissement, de leur entreprise, de leur ministère, de leur groupe sous-représenté, de leur discipline universitaire ou scientifique, etc.

Lorsqu’ils formulent des recommandations sur la composition d’un comité, les employés du CRSNG consultent les membres et le président du comité au sujet de la diversité ainsi que des connaissances et de l’expérience dont le comité a besoin à court et à moyen terme, en tenant compte des pressions particulières et des domaines nouveaux ou prioritaires, car il n’est pas toujours approprié de remplacer un membre sortant par une personne du même domaine. Les employés du CRSNG examinent les recommandations et peuvent demander à des conseillers internes et externes des références au sujet des personnes pressenties. Les présidents des comités sont généralement choisis parmi les membres en exercice.

La haute direction approuve les recommandations formulées par le personnel du programme conformément aux présentes lignes directrices. Elle prend également les décisions concernant la taille d’un comité et l’interruption du mandat d’un membre, au besoin.

Mandat des membres

Un système de roulement fondé sur des mandats de trois ans permet de maintenir une certaine stabilité au sein du comité tout en offrant un mécanisme de renouvèlement des membres. Les mandats de trois ans assurent un bon équilibre entre les nouveaux membres qui devront se familiariser avec les politiques et les procédures du CRSNG et les membres en place qui peuvent partager leurs connaissances et leur expérience tout en évitant la lassitude à l’égard du processus d’évaluation par les pairs. De plus, les nouveaux membres apportent de nouvelles perspectives au processus d’évaluation dans son ensemble.

Autres considérations

Remboursement des dépenses

Le CRSNG peut, selon le cas, rembourser les frais de déplacement, les frais accessoires et les frais de garde de personnes à charge engagés par les membres pour prendre part à ses activités, conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte. Les membres participant au processus virtuel d’évaluation par les pairs peuvent également se faire rembourser certaines dépenses, comme les frais de garde de personnes à charge.

Prolongement de la subvention à la découverte

Dans certains cas, les membres des comités d’évaluation par les pairs se verront offrir un prolongement de la période de validité de leur subvention à la découverte (au même niveau de financement) pour la durée de leur mandat.

Reconnaissance

La participation aux comités d’évaluation par les pairs est volontaire, mais le CRSNG reconnait qu’elle requiert un temps considérable et peut empiéter sur les tâches habituelles. Dans ce contexte, le CRSNG rédige une lettre pour aviser le supérieur immédiat du membre de cette nomination afin qu’il mette en place des mesures adéquates pour permettre au membre de s’acquitter efficacement de ses tâches au sein du comité.

Congé

Les membres de comités peuvent prendre un congé de maternité, un congé parental, un congé de maladie ou un congé pour obligations familiales pendant qu’ils siègent à titre de membre à un comité d’évaluation par les pairs.

Mesures d’adaptation

Les membres ayant besoin de mesures d’adaptation sont invités à en informer rapidement le personnel des programmes du CRSNG, qui mettra en place des mesures d’adaptation raisonnables au cas par cas. L’information reçue concernant les mesures d’adaptation sera traitée en toute confidentialité.

Pour plus de détails sur les lignes directrices sur la composition des comités, veuillez communiquer avec le Secrétariat du CRSNG à l’adresse sectr@nserc-crsng.gc.ca.

Mise à jour : Juin 2021